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Die Ermittlung von Kalkulationsgrundlagen in KMU

Die Ermittlung von Kalkulationsgrundlagen in KMU

07.07.2016. Was kostet mein Produkt, der Auftrag, die Leistung, der Quadratmeter, die Stunde? Was schreibe ich in das Angebot? Was ist der Kunde bereit zu bezahlen? Was ist meine Preisuntergrenze? Jeder Unternehmer kennt diese Fragen – doch fundierte Antworten sind rar. In der Praxis sind Kalkulationsgrundlagen und Kalkulationssysteme oft nicht vorhanden, nicht aktuell, nicht durchgängig. Die Methoden selbstgestrickt und nie überarbeitet. Und das, obwohl der Kundenauftrag doch die einzige Quelle für den unternehmerischen Erfolg ist.

Kalkulation heißt, den Ressourcenverbrauch (Material, Lohn, Nutzung von Anlagen etc.) auf Produkte und Aufträge zuzuordnen. Die Kalkulation von Produkten und Aufträgen vor der Auftragsannahme bildet somit die Entscheidungsgrundlage dafür, ob ein Auftrag angenommen wird – und häufig auch dafür, zu welchem Preis dieser Auftrag angeboten wird. Die Nachkalkulation bietet die Möglichkeit nachzuvollziehen, ob ein Auftrag wirtschaftlich abgewickelt wurde, oder nicht. Hieraus können für zukünftige Aufträge entsprechende Konsequenzen abgeleitet werden. Doch woher kommen die Kalkulationsgrundlagen, Stundensätze, Gemeinkostenzuschlagsätze sowie die Zeit- und Mengenvorgaben?

Befragt man Unternehmer dazu, so hört man einhellig, dass die Kalkulationssätze für den Unternehmenserfolg sehr wichtig sind. Fragt man dann weiter, woher dieser Unternehmer seine Kalkulationssätze hat, wird es meist holprig: „... Erfahrungswerte..., ... branchenüblich..., ... Marktpreise...". Das bedeutet, oft sind keine aktuellen Kalkulationsgrundlagen vorhanden, nicht systematisch ermittelt und nicht auf aktuellem Stand. Das betrifft übrigens nicht nur kleine Unternehmen.

Dabei ist die Ermittlung der korrekten Kalkulationsgrundlagen nicht so schwierig, wie man dies annehmen könnte. Zu beachten ist, dass die Kalkulationssätze jährlich überarbeitet werden sollten. Empfehlenswert ist, die Kalkulationsgrundlagen ausgehend von den Planwerten der Unternehmensplanung zu ermitteln. Um welche Kalkulationsgrundlagen handelt es sich hierbei?

Stunden- und Gemeinkostenzuschlagsätze

Bei den Stundensätzen unterscheiden wir nach Personen- und Maschinenstundensätzen. Ausschlaggebend dafür, ob wir Personen- oder Maschinenstundensätze benötigen ist, ob die Person oder die Maschine die Bearbeitungsgeschwindigkeit bzw. den Takt vorgibt. Wenn die Person einen Handarbeitsvorgang (u.U. auch unter Nutzung einer Maschine) vornimmt und damit den Takt vorgibt, so handelt es sich immer um Personenstundensätze und die Maschinenkosten werden als Gemeinkosten hinzugerechnet. Dies ist z.B. auch bei Handwerkern und Handarbeitsgängen in der Industrie der Fall. Wenn hingegen die Maschine den Takt bzw. die Bearbeitungszeit vorgibt und es durch die Mitarbeiter „nur" zu einer Maschinenbedienung kommt, so werden Maschinenstundensätze benötigt. Die Maschinenstundensätze kann man dann mit und ohne Personalkosten bzw. Bedienkosten ermitteln. Bereits die vorgenannte Unterscheidung fällt vielen Unternehmen schwer, da die Kenntnisse des Industrial Engineering aus der Kombination von technischem und kaufmännischem Wissen oft zu wenig ausgeprägt sind.

Auch die Ermittlung der Gemeinkostenzuschlagsätze ist kein Hexenwerk, wenn man die Grundregeln des Betriebsabrechnungsbogens (gefüllt mit realistischen Planzahlen) konsequent verfolgt. Die Ableitung aus einer Kostenstellenrechnung ist wünschenswert aber nicht unbedingte Voraussetzung.

Kalkulationstools in KMU

Als Kalkulationstool wird in KMU und selbst in großen Unternehmen häufig Excel angewandt. Auch und speziell für die Ermittlung der Kalkulationsgrundlagen im KMU ist dieses Tool hervorragend geeignet und liefert, bei fachkundiger Anwendung, schnell gute Resultate. Jährlich kann so die Kalkulationsdatei aktualisiert werden. Die hieraus abgeleiteten Kalkulationsbasiswerte können für die Vor- und Angebotskalkulation, für die mitlaufende Arbeitskalkulation sowie für die Nachkalkulation von Aufträgen und Produkten genutzt werden. Auch die Bewertung der Vorratsbestände an unfertigen und fertigen Erzeugnissen und Leistungen wird mittels der so gewonnenen Zahlen vorgenommen.

Besuchen Sie unseren kostenlosen Workshop „Kalkulation für Handwerksbetriebe" am 6. Oktober 2016 im Landratsamt Neumarkt. Darin wird anhand von wenigen Praxisbeispielen die korrekte Ermittlung von Kalkulationsgrundlagen ermittelt. Mehr dazu lesen Sie hier.

Text: Georg Spitz